ミス防止手段としても有効|信頼性を可視化できるマネジメント規格のISO9001

自社に最適な文書管理ソフトで業務を効率化!

文書管理ソフトでできる人気の機能ベスト3

no.1

自動バックアップ機能で万が一に備える

データ消失の原因で一番多いのは、人為的ミスによるものです。社員が操作を間違って文書を消してしまうというパターンが最も多いので、そのミスが防げるような文書管理ソフトなら安全度が増します。文書管理ソフトの中には、自動バックアップ機能を備えているものもいくつかあります。自動バックアップ機能をオンにしておくだけでも、人為的ミスによるデータ消去のダメージはほぼゼロに抑えられて便利です。

no.2

ネットワーク機能があれば情報の共有も可能

社員数が多い会社なら、一つの文書を複数の社員で共有しなければならないケースも出てきます。そんなときには、文書管理ソフトにネットワーク機能があれば便利ですよね。ネットワークに接続ができるタイプの製品なら、一つの文書を社員全員で共有することも可能になります。作業効率は一気にアップすることでしょう。

no.3

ワークフロー機能で進捗状況も一目瞭然

仕事の進捗状況が瞬時に判断できると便利です。いまどこまで文書の作成が進んでいて、後は何が足りないのか一目で判断できるようになると、確認の時間が無駄にならずに済みます。ワークフロー機能が付いている文書管理ソフトを導入すれば、社員の無駄な確認作業を減らすことができるでしょう。

ミス防止手段としても有効

システム

まずは診断!自社に合ったソフト選び

文書管理ソフトと言っても種類は様々です。一つとして同じものはありません。すべて機能も違いますし、使い方も変わってきます。どのソフトを選んだのかで、できることが大幅に変わるのは当然のことでしょう。それゆえに、自社にとってどれがベストなのかはしっかりと考える必要があります。まず重要なのは、診断ですね。自分の会社で取り扱うことになる文書を洗い出してみて、その作成や管理に最も向いているソフトを抽出しなければなりません。自分たちで判断をするのもいいですが、外部の力を借りて診断をするのもいいでしょう。ネット上にはいくつか診断ツールも落ちていますから、そうしたもので判断の手助けをしてもらうのもありです。

良いソフトはコスパも良い?費用面に注目しよう

いくら高度な機能を持っていて自社にぴったりなソフトがあっても、費用が嵩んでしまうなら導入は難しくなります。企業活動には色々なお金がかかるので、一文書管理ソフトにそれほど大きなお金は使っていられません。少しでも安い方がいいに決まっていますから、コストパフォーマンスには注目すべきでしょう。機能が制限されていてできることが少ないソフトでも、それ以上にコストが安いなら導入をする価値もあります。特に、経営状態がそれほどよくないならコストが安いことの優先順位は高まります。機能や使い勝手とコストのバランスが最もいいものを選択すると、経営も上手くいくはずです。

導入の流れをチェック

導入前に各ソフトの特徴を把握すること、自分たちの仕事を見つめ直すことが重要なのは理解できましたよね。ただ、最適なソフトが見つかったとしても、それですぐに導入というわけにはいきません。自分たちの判断が正しかったかどうかを、実際に使ってみて検証する必要があります。ほとんどのソフトには、「試用期間」というものが設定されています。これは、そのソフトの使い心地を一定期間、実際に体験できるシステムのことです。この期間の最中に、本当に自分たちの判断が正しかったかどうかを検証していきます。その後、問題がなければ本契約ということになります。期間中は無料でそのソフトを使えるのですから、この工程を省くのはもったいないです。

業務効率化で時間を上手に使おう

文書管理ソフトを導入すると、社員の仕事の効率が良くなります。無駄な作業をする必要がなくなって時間が余ります。余った時間はもっと重要度の高い別の仕事に使うこともできますし、社員の休息に充てることもできます。会社全体として人件費の抑制にもなるため、文書管理ソフトを導入する価値はあります。

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